2010. február 20. előestéje, ha labilis idegzetű lennék, biztos rendszeresen előjönne a rémálmaimban. Szerencsére azonban egyszerűen csak levontam a következtetéseket: többé soha nem fogunk egyedül megszervezni egy ilyen rendezvényt. Már az előrevetítette a nehézségeket, ahogy az egész elkezdődött.
Kiküldtem egy beharangozó hírlevelet az akkor 23 ezer fős listámnak, hogy másnap lehet jelentkezni majd az év társasági eseményére angoltanulóknak, és az első 50 jelentkező jelképes, 2990Ft-os áron jöhet majd. De ehhez igazán gyorsnak kell lenni.
Másnap reggel 7 körül kezdett kimenni a hírlevél, és 9-kor, mikor még javában pörögtek a számok, betelt az ötvenes kvóta. Megvallom, nem tudtam, mit tegyek. A lista harmada még meg sem kapta a levelet. Úgy gondoltam, ez nagyon nem tisztességes velük szemben, úgyhogy úgy 10 körül, ahogy lement a hírlevél, utána küldtem még egy levelet: 100 főre emelem a kvótát, és általános bocs. Ekkor már 70 jelentkezőnél jártunk. Mire azonban kiment a második hírlevél is, 120 jelentkezőm lett, és csak nem akart csitulni a roham. De mivel ez az ár tényleg nagyon kedvezményes, ezen a ponton lezártam a dolgot, és átírtam az árat a honlapon 6990Ft-ra, az elővételi árra. (A végső ár különben 12990Ft volt, ami az esemény előtt egy héttel lépett érvénybe – és még ezen az áron is jöttek vagy húszan.) Ez volt az a pont, amikor átadtam magam a pániknak.
Ugyanis kinőttük a lefoglalt termet, és 200+ fős befogadóképességű termek már aranyárban vannak. Kivéve: a Lurdy ház. Próbáltam dűlőre jutni velük, de egyszerűen nem tudtam. Nem egy gyors reagálású haderő. Az e-maileimre csak odavetett dolgokkal reagáltak, ha feltettem három kérdést, akkor csak egyet válaszoltak meg egyszerre, telefonon nem tudtak semmit mondani, és úgy tűnt, totál káosz van náluk. Később tudtam meg profi rendezvényszervezőtől, a Lurdyt nem nagyon szeretik. Olcsó, de ennek megvan az ára. De ez a cég mázlistának született.
Már másnapra találtunk egy elég nagy és meglepően olcsó termet: a Hotel Rubint – igaz, kint a város szélén. De már nem érdekelt, csak végre legyen termünk. Ráadásul kedvesek és készségesek voltak, és abszolút mindenben segítettek. De amikor azt gondoltam, ezzel vége az izgalmaknak, tévedtem.
Az volt a fixa ideám, hogy a résztvevőknek a részvételi díjat bőven meghaladó értékben kell ajándékokat adni – ezt pedig a partnerektől kell beszerezni. Emellett játékokat akartam szervezni a jelenlévőknek, és ehhez kellett minimum hat igazán jó angoltanár. Aztán mivel mindezt azért szerveztem, mert egy DVD sorozatot akarok kiadni, filmeseket kellett szereznem – ráadásul két kamerával. De a filmfelvétel miatt el kellett intéznem olyan apróságokat is, mint a helyszíni profi sminkes és fodrász. Aztán mivel helyszíni árusítást is terveztünk a tanulókártyáinkból, meg kellett szerveznünk ennek zökkenőmentes rendszerét – vásárlói adatlapokkal a számlázáshoz és a későbbi statisztikákhoz, kasszásokkal, és az emberek általános áramlásának gondos tervezésével. Papírtáskákat kellett szereznünk a welcome packhez, és kinyomtatni legalább tízféle nyomtatványt, amiket beletettünk. Be kellett kérni az ajándékokat, kedvezményes kuponokat, bónokat a partnerektől. Már a számlák kiállítása is napokat vett igénybe: nem volt egyszerű kiigazodni 6 különböző ár között - a kampány-partnerektől érkező jelentkezők kedvezményeinek köszönhetően. Helyszínbejárás, a termékek előkészítése, a helyszín berendezése, az OXFORD University Press és az EUROEXAM rendezvényre kihelyezett partnereivel való folyamatos kommunikáció, tervezgetés, a 6000Ft felett vásárlóknak szánt ajándékok beszerzése. És jöttek a problémák is.
Egy barát, aki a második kasszás lett volna, a rendezvény előtt két nappal sértődött meg rám, és visszamondta a részvételt. Mivel kasszát hirtelen másra nem mertem bízni, illetve, akire mertem volna, annak más, fontosabb dolga volt, egy kasszával kellett boldogulnunk 200 emberre, akik egyszerre akartak vásárolni. Táskákat az OXFORD-tól reméltünk, akik egy héttel előtte közölték: bocs, de még sincs ennyi. Az a szótár, ami a legkelendőbb lett volna, mert a legjobb ár-érték aránnyal bír a piacon, totálisan hiányzott az összes magyarországi nagykereskedőtől. Mint kiderült: a nagykereskedők nemigen raktároznak. 3 héttel előtte kellett volna megrendelnünk a szótárakat és könnyített olvasmányokat, amiket vinni akartunk. Biztos környezetvédők. Gyalog hozzák, málhás szamarakon. :) A hoszteszeket, hosztokat az utolsó pillanatban sikerült csak úgy-ahogy eligazítani, de még így is túl gyakran fordult elő, hogy kizárólag Anikó ismerte a választ egy-egy a résztvevők által a helyszínen feltett egyébként egyszerű kérdésre. De tudod mi az a két dolog, ami így utólag a legviccesebb volt az egészben?
Az első, hogy szenzációsan sikerült minden, pedig Anikó, az akkori irodavezetőnk (bár az utolsó napokban bizonyítottan az idegösszeroppanás szélére került) lényegében egyedül szervezte meg az egészet. Fura, de a résztvevők a problémákból szinte semmit nem vettek észre. A másik igazán mulatságos momentum: nemhogy nem tanultunk a történtekből, hanem még vérszemet is kaptunk. Jövő év elejére ugyanis már nem egy 200+, hanem egy 1000+ fős rendezvényt szervezünk majd. De ez még titok.
